Verschlüsselter Nachrichtenverkehr per E-Mail

Die Anzahl der E-Mails mit geschäftlich oder steuerlich relevanten Inhalten nimmt in der Geschäftskorrepondenz immer mehr zu. Aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertungen, Lohnauswertungen und Zahlungsaufträge lassen sich schnell und kostengünstig per E-Mail übermitteln. Allerdings sind E-Mails im Internet von Dritten lesbar wie eine Postkarte. Damit dies nicht geschehen kann sind wir standes- und berufsrechtlich verpflichtet, den E-Mailverkehr zu verschlüsseln. Von dieser Verpflichtung können wir nicht durch eine Mandanten-Willenserklärung entbunden werden.

Der Schutz vertraulicher Informationen unserer Mandanten hat für uns höchste Priorität. Daher nutzen wir die E-Mail-Verschlüsselung der DATEV, wodurch E-Mails zuverlässig vor den Blicken unberechtigter Dritter geschützt sind.

Es bieten sich zwei Alternativen an:

Alternative 1: E-Mailprogramm OHNE E-Mail-Zertifikat

  • Vorteil: kein Konfigurationsaufwand
  • Nachteil: lästige Eingabe des Passworts beim Öffnen jeder verschlüsselten E-Mail
  • Die Nachricht und angehängte Dokumente (z.B. Word- oder Excel-Dokumente etc.) werden in ein verschlüsseltes PDF-Dokument eingebunden und als E-Mail an Sie verschickt.
  • Sie erhalten ein persönliches Passwort zum Öffnen des PDF-Dokuments, welches auch für zukünftige Nachrichten an Sie gültig ist.
  • Zum Anzeigen der Anlagen innerhalb des PDFs ist zwingend der kostenlose Adobe Acrobat Reader (https://get.adobe.com/de/reader/) erforderlich. Die meisten anderen Programme sind ansonsten nicht in der Lage, die eingebetteten Inhalte anzuzeigen.

Alternative 2: E-Mailprogramm MIT gültigem E-Mail-Zertifikat

Weiterführende Informationen

Wenn Sie zur E-Mail-Verschlüsselung weitere Fragen haben dürfen Sie sich gern an unsere EDV-Abteilung wenden:

Zusätzlich können Sie unter folgendem Link Informationen erhalten:

Quelle DATEV: Austausch der Verschlüsselungszertifikate

Grafschaft-Beratung
Strohm und Partner mbB
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